| |
1. Rekisterinpitäjä | Nimi: Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry |
Osoite: | |
2. Rekisterin omistaja | Nimi: Työ- ja elinkeinoministeriö PL 32, 00023 Valtioneuvosto kirjaamo@tem.fi p. 029 516 001 |
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | Nimi: Avustaen digiin-hankkeen ESR Henkilö aloitus- ja lopetusilmoituksien keräämistä ja käsittelyä koskevat asiat:
Outi Laiti, projektipäällikkö, Avustaen digiin-hanke etunimi.sukunimi@jhl.fi p. 050 5974119
Anna Hokkanen, projektiasiantuntija, Avustaen digiin-hanke etunimi.sukunimi@jhl.fi p. 050 5562533
|
Muut yhteystiedot: Yhteystaho ESR Henkilö-rekisteriä koskevissa asioissa PL 32, 00023 Valtioneuvosto kirjaamo@tem.fi p. 029 516 001 | |
4. Tietosuojavastaava | Nimi ja yhteystiedot: Hannu Viljanen, Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry tietosuoja@jhl.fi p. 010 7703 427 |
5. Rekisterin nimi | Avustaen digiin-hanke ESR Henkilö-tietoja koskeva rekisteri
|
6. Tietojärjestelmän nimi | Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto (ESR). Rahoittaja velvoittaa ESR Henkilö – aloitus- ja lopetuslomakkeiden keräämisen toimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä ja niiden tallentamisen ESR Henkilö -järjestelmään. Järjestelmä on osa Suomen hallintoviranomaisen EURA 2014 -tietojärjestelmää. Tietosuojaseloste löytyy rakennerahastot.fi-verkkosivuilta |
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Lakisääteinen velvoite ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja hankkeen toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Tietojen keräämisellä varmistetaan toimenpiteiden kohdistuminen oikeaan kohderyhmään ja seurataan Suomelle asetettujen tavoitteiden toteutumista.
|
8. Rekisterin tietosisältö | ESR Henkilö -aloitusilmoitus Kerättävät tiedot:
Raportointia EU:n komissiolle ei voida tehdä, jos kaikkia tietoja ei saada kerättyä. Osallistujan tulee allekirjoittaa lomake, vaikka hänestä ei saada kerättyä kaikkia tietoja. Näin voidaan osoittaa, että tietoja on yritetty kerätä. Mikäli henkilöstä saadaan etunimi, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli, voidaan nämä tiedot tallentaa ESR Henkilö -järjestelmään, jolloin hän näkyy järjestelmässä aloittaneena henkilönä.
Osa lomakkeen tiedoista on luokiteltu arkaluonteisiksi. Kysymyksiin ei ole pakko vastata. Vastausvaihtoehdoksi voidaan valita ”En halua vastata”, jolloin tämä tieto tallennetaan rekisteriin.
ESR Henkilö -lopetusilmoitus Lomakkeen tiedot liittyvät henkilön tavoitettavuustietoihin ja lopetushetken tilannetta kuvaaviin tietoihin. Osallistuja voi palata hankkeeseen, jolloin tallennetaan uusi lopetusilmoitus. Osallistujaa koskevaa, järjestelmään aikaisemmin tallennettua lopetusilmoitusta ei poisteta järjestelmästä.
|
9. Säännönmukaiset tietolähteet | Tiedot saadaan Avustaen digiin-hankkeen kohderyhmään kuuluvilta, toimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä aloitus- ja lopetuslomakkeilla. |
10. Henkilötietojen vastaanottajat (Tietojen säännönmukaiset luovutukset) | Osallistujista rekisteröityjä tietoja ei käytetä eikä luovuteta muihin tarkoituksiin.
Hanketta rahoittavalla viranomaisella ei ole oikeutta vaatia hanketoteuttajaa luovuttamaan osallistujatason tietoja. Rahoittavalla viranomaisella on oikeus kuitenkin varmentaa alkuperäisten lomakkeiden olemassaolo ja sisältö, joihin ESR Henkilö – rekisteriin tallennetut tiedot perustuvat. Hankkeelle rahoituksen myöntäneen viranomaisen tarkastajalla on oikeus pyytää hanketoteuttajaa vain näyttämään, mutta ei luovuttamaan tulostetta tai kuvaa, suoraan ESR Henkilö -järjestelmästä toimenpiteen osallistujien tietojen jäljitysketjun todentamiseksi. Sama koskee myös muita hanketta tarkastavia tahoja.
Suomen rakennerahastojen hallintoviranomaisella on nimettyjen virkamiesten osalta oikeus tarkastella kaikkia tietoja lakien ja asetusten asettamassa rajoissa. Välittävällä toimielimellä eli hanketta rahoittavalla viranomaisella tai tarkastajalla ei ole pääsyä rekisteriin.
Hallintoviranomainen raportoi seurantatietoja komissiolle ja rakennerahasto-ohjelman seurantakomitealle. Tietoja yksittäisistä osallistujista ei raportoida. ESR Henkilö – lomakkeilla kerätyt tiedot lasketaan järjestelmässä ennalta määriteltyjen laskentasääntöjen mukaan yhteen. Vain yhteenlasketut tiedot ovat rahoittavan viranomaisen, hallintoviranomaisen, tarkastusviranomaisen ja EU:n komission käytettävissä. |
11. Tietojen luovutukset tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. |
12. Rekisterin suojauksen periaatteet | Järjestelmää saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Järjestelmän käyttöön vaaditaan vahva tunnistautuminen. Paperilomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.
|
13. Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen | Vastuu aineiston keräämisestä, tallentamisesta ESR Henkilö -järjestelmään, säilyttämisestä ja hävittämisestä on hankkeen toteuttajalla.
a) Paperilomakkeet
b) Järjestelmän tiedot Lomakkeilla kerätyt tiedot tallennetaan EURA 2014-järjestelmään, ESR Henkilö – palveluun. Hallintoviranomainen myöntää EURA 2014 -järjestelmän teknisellä käyttöyhteydellä tallennusoikeuden palveluun sellaisen ESR-hankkeen toteuttajalle.
|
14. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy henkilötietoihin
| EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti Euroopan sosiaalirahaston rahoittamaan hankkeeseen osallistuja voi pyytää ja saada nähtäväkseen ESR Henkilö -palveluun tallennetut itseään koskevat henkilötiedot. Hanketoteuttaja voi tulostaa tietosuojalain mukaisen yhteenvedon osallistujan tiedoista (Osallistujan tiedot -raportti).
Osallistuja voi pyytää henkilötiedot myös työ- ja elinkeinoministeriöstä (TEM). Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, että pyyntö koskee ESR Henkilö -palveluun tallennettuja tietoja. Tietopyyntö toimitetaan kirjallisesti TEM:n kirjaamoon. Kirjaamon verkkosivujen lomakkeella on ohjeet tietopyynnön tekemisestä ja toimittamisesta: http://tem.fi/kirjaamo-ja-arkistopalvelut |
15. Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen | Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että miten henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lomakkeella olevia perustietoja (nimi, osoite ja yhteystiedot) voidaan päivittää. Tietojen päivittäminen vaatii uuden allekirjoitetun lomakkeen täyttämisen ESR hankkeelle. Rekisterinpitäjä korjaa tiedot ilmoitetun mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisterin yhteyshenkilölle
ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Lakisääteisen velvoitteen takia osallistujia koskevia tietoja ei voida myöskään poistaa rekisteristä. Tietojen muuttaminen järjestelmästä jälkikäteen ei ole pääsääntöisesti mahdollista.
|
16. Rajoitusoikeus | Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, jos tietoja halutaan käyttää esim. oikeudellisiin tarkoituksiin.
|
17. Automaattinen päätöksen teko ja profilointi | JHL ei suorita rekisteröidyistä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.
|
18. Valitusoikeus | Jos rekisteröity kokee, että hänen oikeuksiaan loukataan, toivotaan että rekisteröity ottaa ensisijaisesti yhteyttä tässä selosteessa nimettyyn tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuoja viranomaisille. Tietosuojavaltuutetun toimisto puh. 029 56 16670 |