Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1050/2018

 

1.     Rekisterinpitäjä

Nimi:
ESR-hankkeen toteuttaja Avustaen digiin-hanke

Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry

Osoite:
Sörnäisten rantatie 23, 00500 Helsinki

2.     Rekisterin omistaja

Nimi:

Työ- ja elinkeinoministeriö

PL 32, 00023 Valtioneuvosto

kirjaamo@tem.fi p. 029 516 001

3.     Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi:

Avustaen digiin-hankkeen ESR Henkilö aloitus- ja lopetusilmoituksien keräämistä ja käsittelyä koskevat asiat:

 

Outi Laiti, projektipäällikkö, Avustaen digiin-hanke

etunimi.sukunimi@jhl.fi p. 050 5974119

 

Anna Hokkanen, projektiasiantuntija, Avustaen digiin-hanke

etunimi.sukunimi@jhl.fi p. 050 5562533

 

Muut yhteystiedot:

Yhteystaho ESR Henkilö-rekisteriä koskevissa asioissa
Työ- ja elinkeinoministeriö

PL 32, 00023 Valtioneuvosto

kirjaamo@tem.fi p. 029 516 001

4.     Tietosuojavastaava

Nimi ja yhteystiedot:

Hannu Viljanen, Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry

tietosuoja@jhl.fi p. 010 7703 427

5.     Rekisterin nimi

Avustaen digiin-hanke ESR Henkilö-tietoja koskeva rekisteri

 

6.     Tietojärjestelmän nimi

Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto (ESR). Rahoittaja velvoittaa ESR Henkilö – aloitus- ja lopetuslomakkeiden keräämisen toimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä ja niiden tallentamisen ESR Henkilö -järjestelmään. Järjestelmä on osa Suomen hallintoviranomaisen EURA 2014 -tietojärjestelmää. Tietosuojaseloste löytyy rakennerahastot.fi-verkkosivuilta

7.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lakisääteinen velvoite

ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja hankkeen toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Tietojen keräämisellä varmistetaan toimenpiteiden kohdistuminen oikeaan kohderyhmään ja seurataan Suomelle asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Hankkeen toimintaan osallistuva henkilö antaa nimenomaisen suostumuksen tietojen keräämiseen ja tallentamiseen allekirjoittamalla ESR Henkilö -lomakkeen.

 

8.     Rekisterin tietosisältö

ESR Henkilö -aloitusilmoitus
Lomakkeella kerätyt tiedot kuvaavat henkilön tilannetta aloitustilanteessa. Tiedot tallennetaan ESR Henkilö -järjestelmään vain kerran.

Kerättävät tiedot:

  •  Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • Työllisyystilanne: mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot
  • Koulutusaste
  • Muut taustatekijät: ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, aseman heikkous työmarkkinoilla

 

Raportointia EU:n komissiolle ei voida tehdä, jos kaikkia tietoja ei saada kerättyä. Osallistujan tulee allekirjoittaa lomake, vaikka hänestä ei saada kerättyä kaikkia tietoja. Näin voidaan osoittaa, että tietoja on yritetty kerätä. Mikäli henkilöstä saadaan etunimi, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli, voidaan nämä tiedot tallentaa ESR Henkilö -järjestelmään, jolloin hän näkyy järjestelmässä aloittaneena henkilönä.

 

Osa lomakkeen tiedoista on luokiteltu arkaluonteisiksi. Kysymyksiin ei ole pakko vastata. Vastausvaihtoehdoksi voidaan valita ”En halua vastata”, jolloin tämä tieto tallennetaan rekisteriin.

 

ESR Henkilö -lopetusilmoitus

Lomakkeen tiedot liittyvät henkilön tavoitettavuustietoihin ja lopetushetken tilannetta kuvaaviin tietoihin. Osallistuja voi palata hankkeeseen, jolloin tallennetaan uusi lopetusilmoitus. Osallistujaa koskevaa, järjestelmään aikaisemmin tallennettua lopetusilmoitusta ei poisteta järjestelmästä.

 

9.     Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan Avustaen digiin-hankkeen kohderyhmään kuuluvilta, toimenpiteisiin osallistuvilta henkilöiltä aloitus- ja lopetuslomakkeilla.

10.  Henkilötietojen vastaanottajat (Tietojen säännönmukaiset luovutukset)

Osallistujista rekisteröityjä tietoja ei käytetä eikä luovuteta muihin tarkoituksiin.

 

Hanketta rahoittavalla viranomaisella ei ole oikeutta vaatia hanketoteuttajaa luovuttamaan osallistujatason tietoja. Rahoittavalla viranomaisella on oikeus kuitenkin varmentaa alkuperäisten lomakkeiden olemassaolo ja sisältö, joihin ESR Henkilö – rekisteriin tallennetut tiedot perustuvat.

Hankkeelle rahoituksen myöntäneen viranomaisen tarkastajalla on oikeus pyytää hanketoteuttajaa vain näyttämään, mutta ei luovuttamaan tulostetta tai kuvaa, suoraan ESR Henkilö -järjestelmästä toimenpiteen osallistujien tietojen jäljitysketjun todentamiseksi. Sama koskee myös muita hanketta tarkastavia tahoja.

 

Suomen rakennerahastojen hallintoviranomaisella on nimettyjen virkamiesten osalta oikeus tarkastella kaikkia tietoja lakien ja asetusten asettamassa rajoissa. Välittävällä toimielimellä eli hanketta rahoittavalla viranomaisella tai tarkastajalla ei ole pääsyä rekisteriin.

 

Hallintoviranomainen raportoi seurantatietoja komissiolle ja rakennerahasto-ohjelman seurantakomitealle. Tietoja yksittäisistä osallistujista ei raportoida. ESR Henkilö – lomakkeilla kerätyt tiedot lasketaan järjestelmässä ennalta määriteltyjen laskentasääntöjen mukaan yhteen. Vain yhteenlasketut tiedot ovat rahoittavan viranomaisen, hallintoviranomaisen, tarkastusviranomaisen ja EU:n komission käytettävissä.

11.  Tietojen luovutukset tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmää saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Järjestelmän käyttöön vaaditaan vahva tunnistautuminen. Paperilomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

 

13.  Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen

Vastuu aineiston keräämisestä, tallentamisesta ESR Henkilö -järjestelmään, säilyttämisestä ja hävittämisestä on hankkeen toteuttajalla.

 

a) Paperilomakkeet
Lomakkeella kerättävät ja järjestelmään syötettävät tiedot luokitellaan suojaustaso III:n mukaiseksi. Suojaustasoon III kuuluvan asiakirjan käyttöoikeus on vain hankehenkilöillä, joilla on työtehtävien hoitamisen vuoksi tarve saada asiakirjan tietoja tai muutoin käsitellä niitä, ja tuntee käsittelyä koskevat velvoitteet. Käyttö on rajattu Avustaen digiin-hankkeen työntekijöille. Henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Lomakkeiden kopiointi ei ole sallittua.


ESR-lomakkeet täytetään pääsääntöisesti hankkeen työntekijän läsnä ollessa. Työntekijä arkistoi lomakkeet ohjeiden mukaan.


Poikkeuksellisesti lomake voidaan lähettää postitse (turvapostina). Hankkeen toteuttaja huolehtii tällöin, että lomake ei ole luettavissa kirjekuoren läpi.

Hankkeen dokumenttien arkistointi hankkeen päättymisen jälkeen toteutetaan JHL:n arkistointiohjeiden mukaisesti.

Hankkeessa kerättyjä seurantatietoja on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. Tämä koskee myös hankkeista kerättyjä seurantatietoja. Tiedot säilytetään mm. hankkeessa raportoitujen tietojen mahdollista tarkastusta varten. Tarkastuksia voivat tehdä sekä kansalliset että EU:n viranomaiset. Hävittäminen tehdään organisaation tietosuojamateriaalien hävittämistä koskevan ohjeistuksen mukaisesti.

 

b) Järjestelmän tiedot

Lomakkeilla kerätyt tiedot tallennetaan EURA 2014-järjestelmään, ESR Henkilö – palveluun. Hallintoviranomainen myöntää EURA 2014 -järjestelmän teknisellä käyttöyhteydellä tallennusoikeuden palveluun sellaisen ESR-hankkeen toteuttajalle.

Hallintoviranomaista koskee EU:n rakennerahastokautta koskeva yhteisölainsäädäntö ja tietojen lopullinen hävittäminen järjestelmästä tehdään vasta ohjelmakauden päättymisen jälkeen. Yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034, ohjelmakauden 2014–2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.

 

14.  Rekisteröidyn oikeus saada pääsy henkilötietoihin

 

 

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti Euroopan sosiaalirahaston rahoittamaan hankkeeseen osallistuja voi pyytää ja saada nähtäväkseen ESR Henkilö -palveluun tallennetut itseään koskevat henkilötiedot. Hanketoteuttaja voi tulostaa tietosuojalain mukaisen yhteenvedon osallistujan tiedoista (Osallistujan tiedot -raportti).


Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta, mutta jos tietoja pyydetään toistuvasti, rekisterinpitäjällä on oikeus periä siitä hallinnollinen maksu. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, voi tehdä sen henkilökohtaisen käynnin yhteydessä JHL:n toimipaikassa Sörnäisten rantatie 23, 00500 Helsinki. Tämä tulee tapahtua ennakkoon sovittuna ajankohtana.  Rekisteröidyn on aina todistettava henkilöllisyytensä valokuvalla varustetulla henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti. Pyyntö tulee esittää Tietosuojavastaavalle.

 

Osallistuja voi pyytää henkilötiedot myös työ- ja elinkeinoministeriöstä (TEM). Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, että pyyntö koskee ESR Henkilö -palveluun tallennettuja tietoja. Tietopyyntö toimitetaan kirjallisesti TEM:n kirjaamoon. Kirjaamon verkkosivujen lomakkeella on ohjeet tietopyynnön tekemisestä ja toimittamisesta: http://tem.fi/kirjaamo-ja-arkistopalvelut  

15.  Rekisteröidyn oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että miten henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lomakkeella olevia perustietoja (nimi, osoite ja yhteystiedot) voidaan päivittää. Tietojen päivittäminen vaatii uuden allekirjoitetun lomakkeen täyttämisen ESR hankkeelle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot ilmoitetun mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisterin yhteyshenkilölle

 

ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Lakisääteisen velvoitteen takia osallistujia koskevia tietoja ei voida myöskään poistaa rekisteristä. Tietojen muuttaminen järjestelmästä jälkikäteen ei ole pääsääntöisesti mahdollista.

 

16.  Rajoitusoikeus

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, jos tietoja halutaan käyttää esim. oikeudellisiin tarkoituksiin.

 

17.  Automaattinen päätöksen teko ja profilointi

JHL ei suorita rekisteröidyistä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

 

18.  Valitusoikeus

Jos rekisteröity kokee, että hänen oikeuksiaan loukataan, toivotaan että rekisteröity ottaa ensisijaisesti yhteyttä tässä selosteessa nimettyyn tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuoja viranomaisille.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

puh. 029 56 16670